1 – Faça um diagnóstico da sua empresa

Fazer um diagnóstico organizacional detalhado é a melhor maneira de descobrir como melhorar a sua empresa. Esse estudo ajudará a identificar os problemas que impedem o desenvolvimento do verdadeiro potencial do negócio e também mostrará quais são os pontos fortes e as limitações da organização.

2 – Crie um planeamento estratégico

Com base no diagnóstico, é possível criar um planeamento estratégico que definirá os objetivos da empresa e orientará os colaboradores sobre o que deve ser feito para alcançar os resultados desejados. Para que o planeamento estratégico seja eficaz, é importante que sejam definidas ações concretas para endereçar as reais necessidades, bem como definir prazos exequíveis, responsáveis e formas de monitorização.

3 – Envolva a equipa

A motivação impulsiona a produtividade e, portanto, se os colaboradores estiverem empenhados no trabalho que realizam, terão um desempenho superior. Para incentivar o comprometimento da sua equipa, é importante que a gestão construa confiança com a mesma e a envolva no planeamento estratégico da organização. Além disso, é essencial valorizar tanto o sucesso individual quanto os resultados positivos da empresa.

4 – Otimize os seus processos internos

Os três passos anteriormente identificados permitem alavancar outro passo muito importante para melhorar a gestão da sua empresa e que consiste em promover a otimização dos seus processos internos.

Para isso, é fundamental o mapeamento desses processos, apresentando claramente os fluxos de trabalho, responsabilidades, quais as entradas necessárias para a execução de uma atividade e quais as saídas esperadas com a execução da mesma.

Após a definição dos processos de uma organização, fica mais fácil perceber de que forma poderá ter ocorrido determinada falha e promover a melhoria contínua, procurando eliminar etapas consideradas desnecessárias e que consomem muito tempo e esforço dos colaboradores.

5 – Defina KPI’s (Key Performance Indicators) ou Métricas de Processo

Os KPI’s ou métricas de processos são ferramentas utilizadas para determinar se uma organização está a cumprir os objetivos estabelecidos no planeamento estratégico. Sem a definição e monitorização dos KPI’s e muito difícil gerir uma empresa e perceber qual a sua produtividade e rentabilidade.

Cada organização deve determinar quais são os KPIs adequados à natureza do seu setor de negócio e aos seus objetivos.

Apresentamos em seguida, algumas das áreas que deverão ser consideradas na definição de KPI’s de gestão da sua empresa:

Custo

Os indicadores de custos permitem avaliar as atividades que utilizam recursos económicos em diferentes processos. Isto inclui o consumo de energia, custo das matérias-primas, custos gerais, retorno dos investimentos, e custos de correção de erros.

Tempo

Os indicadores de tempo mede o tempo gasto numa atividade ou num processo. Este pode ser o tempo desde o início até ao fim de um processo ou uma etapa de um processo. As formas de medir o tempo podem ser pela percentagem de produtos ou serviços entregues a tempo ou pela percentagem de entregas tardias.

Produtividade

O indicador da produtividade permite à sua organização medir a eficiência da operação. Isto pode incluir a medição da percentagem de tempo de inatividade do seu equipamento ou experiência de máquina.

Qualidade

O indicador de Qualidade calcula a eficácia dos seus processos. Estes números podem ser baseados no número de erros que ocorrem e no número de processos perfeitos ou impecáveis. Outras formas de medir é a percentagem de produtos que necessitam de ação corretiva e o número de clientes satisfeitos.